AI-agents voor klantcontact
Agents die inkomende mail en berichten lezen, sorteren, beantwoorden of doorzetten naar de juiste persoon — met jouw tone of voice en jouw regels.
- Mail- en chattriage
- Antwoordconcepten klaarzetten
- Automatisch opvolgen
Een laag die het werk doet, niet nog een tool
We bouwen agents en automatiseringen die aansluiten op je bestaande systemen. Hieronder staat wat we maken, hoe dat er per afdeling uitziet, en hoe we het veilig en beheersbaar houden.
- Agents
- Koppelingen
- Documentverwerking
- Kennis
- Dashboards
- Beheer
Wat we voor je bouwen
Elk onderdeel is los af te nemen. We beginnen altijd bij het proces dat het meeste tijd kost.
Workflow-automatisering
We koppelen je systemen aan elkaar zodat gegevens één keer worden ingevoerd en daarna automatisch meelopen door het hele proces.
- Koppelingen tussen je tools
- Van aanvraag tot factuur
- Meldingen bij uitzonderingen
Documenten en data uitlezen
Facturen, bonnen, orders, contracten en formulieren automatisch uitlezen en omzetten naar bruikbare, gecontroleerde data.
- Inkoopfacturen verwerken
- Orders uit PDF en mail
- Controle op afwijkingen
Interne kennisassistent
Eén plek waar je team antwoorden krijgt uit je eigen documenten, met bronvermelding — in plaats van zoeken in mappen of collega’s storen.
- Antwoord met bron
- Werkt in Teams of Slack
- Rechten per team
Maatwerk software en dashboards
Als geen enkel pakket precies past, bouwen we het stuk dat je nodig hebt. Klein beginnen, aansluiten op wat je al hebt.
- Portalen en formulieren
- Realtime dashboards
- Koppelingen op maat
AI-strategie en training
Een concreet plan met welke processen wél en welke níet geschikt zijn, plus training zodat je team het zelf oppakt.
- Procesanalyse
- Roadmap met prioriteiten
- Teamtraining op locatie
Vier plekken waar we meestal beginnen
Per afdeling hetzelfde recept: kijken waar het handwerk zit, dat stuk automatiseren, en de mens erin houden waar het ertoe doet.
Klantcontact
Van volle inbox naar afgehandelde vragen
Elke binnenkomende mail wordt gelezen, ingedeeld en van een antwoord voorzien. Standaardvragen gaan er direct uit, de rest komt met een concept bij de juiste persoon terecht.
- 01De agent leest het bericht, herkent het onderwerp en zoekt de klant op in je systemen.
- 02Op basis van eerdere antwoorden en je eigen documenten stelt hij een reactie op in jouw toon.
- 03Standaardvragen gaan direct de deur uit; alles wat afwijkt komt als concept bij de juiste collega.
Wanneer dit loont: Zinvol vanaf ongeveer twintig inkomende berichten per dag, of eerder als één persoon de hele mailbox draait.
Bespreek het op de scanpostvak · triage4 nieuw
- Vraag over levertijdplanning@installatiebedrijf.nlSupportbeantwoord
- Offerte 40 stuksinkoop@groothandel-noord.nlSalesconcept klaar
- Herinnering 2026-1189facturen@leverancier.nlAdministratieingeboekt
- Kunnen jullie ook…?info@nieuweaanvraag.nlSalesnaar jou
voorbeeldweergave
Offertes & sales
Van aanvraag naar offerte in minuten
De aanvraag wordt uitgelezen, de klant opgezocht, de prijs berekend volgens jouw staffels en het concept staat klaar. Jij controleert en verstuurt.
- 01Aanvragen uit mail, formulier of telefoonnotitie worden omgezet naar dezelfde set gegevens.
- 02Klantgegevens, staffels en kortingsafspraken komen uit je eigen CRM en prijslijst.
- 03Het concept staat klaar in je mailbox; na akkoord gaat de opvolging automatisch door.
Wanneer dit loont: Zinvol zodra offertes op elkaar lijken en de vertraging vooral in het opstellen zit, niet in het rekenwerk.
Bespreek het op de scanofferte-flowdraait
- Aanvraag uitgelezen01 · mail + bijlage
- Klant gevonden in CRM02 · staffel 3
- Prijs berekend03 · volgens prijslijst
- Concept klaargezet04 · wacht op akkoord
voorbeeldweergave
Administratie
Documenten die zichzelf verwerken
Inkoopfacturen en orders worden uitgelezen, gecontroleerd tegen de afspraken en klaargezet in de boekhouding. Alleen afwijkingen vragen om aandacht.
- 01Documenten komen binnen via mail, scan of map en worden uitgelezen tot losse velden.
- 02Elk veld wordt gecontroleerd tegen de order, de prijsafspraak en eerdere facturen.
- 03Klopt het, dan gaat het door naar de boekhouding. Klopt het niet, dan krijgt één persoon een melding.
Wanneer dit loont: Zinvol vanaf een paar honderd documenten per maand, of als fouten in de verwerking je nu geld kosten.
Bespreek het op de scanfactuur · uitgelezen1 afwijking
- Leverancier
- Groothandel Noord B.V.
- Factuurnummer
- 2026-04812
- Bedrag excl. btw
- € 4.318,00
- Btw 21%
- € 906,78
- Ordernummer
- PO-9931€ 120 hoger dan afgesproken
voorbeeldweergave
Rapportage
Eén overzicht in plaats van vijf tabbladen
Cijfers uit je systemen komen samen in één beeld dat elke ochtend klopt. Geen exports meer die iemand met de hand aan elkaar plakt.
- 01We halen de cijfers op bij de bron: boekhouding, CRM, planning, webshop.
- 02De definities leggen we één keer vast, zodat marge overal hetzelfde betekent.
- 03Het overzicht ververst automatisch en geeft een seintje als iets buiten de bandbreedte valt.
Wanneer dit loont: Zinvol zodra meerdere mensen hun eigen versie van de cijfers bijhouden.
Bespreek het op de scanoverzicht · vandaagbijgewerkt 07:00
Openstaand38
Deze week af212
Marge31%
madiwodovrzazo
voorbeeldweergave
Een agent die klinkt als jullie, niet als een chatbot
Een model uit de doos kent je prijsafspraken niet, je toon niet en je uitzonderingen al helemaal niet. Dat leren we hem aan met je eigen materiaal — en de eerste weken leest er iemand mee.
- 01Voeden met je eigen materiaalVerstuurde offertes, veelgestelde vragen, procedures, prijslijsten en oude mailwisselingen. Hoe je het zelf doet, is het beste voorbeeld dat er is.
- 02Regels vastleggenWat mag hij zelf afhandelen, wat gaat altijd langs een mens, welke toezeggingen doet hij nooit. Die grenzen leggen we expliciet vast, niet impliciet in een prompt.
- 03Meelezen en bijstellenDe eerste weken controleert iemand elk antwoord. Elke correctie die je maakt, verwerken we in de regels of in de voorbeelden.
- 04Vastzetten wat werktWat goed gaat wordt de standaard, inclusief de voorbeelden waar het op gebaseerd is. Zo blijft het gedrag voorspelbaar in plaats van dat het meebeweegt met het model.
concept · antwoord aan klantcontrole
- Toonzakelijk en direct
- Prijsuit je eigen prijslijst
- Levertijdgeen belofte gedaan
- Korting boven 10%naar een mens
Voorbeeldweergave van de controles die we per antwoord instellen.
Wat er onder de motorkap zit
Geen zwarte doos. Vier lagen die je apart kunt bekijken, aanpassen en uitzetten.
- 01
Bronnen
Waar de gegevens vandaan komen. We lezen, we vervangen niets.
- Mailbox
- CRM
- Boekhouding
- Documenten
- Webshop
- Planning
- 02
Agentlaag
Het werk zelf: begrijpen, opzoeken, opstellen en controleren volgens jouw regels.
- Triage
- Uitlezen
- Opzoeken
- Opstellen
- Controleren
- Beslisregels
- 03
Acties
Wat er daadwerkelijk gebeurt. Alles wat niet terug te draaien is, wacht op akkoord.
- Antwoord versturen
- Boeken
- Taak aanmaken
- Melding sturen
- Vastleggen
- 04
Toezicht
Zicht en grip: wie mag wat, wat is er gebeurd, en waar liep het vast.
- Logging
- Rechten per agent
- Meldingen
- Overzicht
- Terugdraaien
Alles draait in jouw omgeving, op jouw accounts. Wij hebben toegang zolang we beheren, niet langer.
Alles wat draait, op één scherm
Automatisering die je niet kunt volgen, ga je niet vertrouwen. Daarom hoort er een overzicht bij: wat is afgehandeld, wat wacht op een mens, en waar liep iets vast.
- Elke actie gelogd en terug te zien
- Melding zodra iets buiten de regels valt
- Zelf aan- en uitzetten per proces
overzicht · deze weeklive
Taken afgehandeld1.284
Zonder tussenkomst86%
Wacht op akkoord12
- mail-triagedraait
- offerte-flowdraait
- factuurcontrole2 afwijkingen
- kennisassistentdraait
Voorbeeldweergave — geen echte cijfers van een klant.
Sluit aan op wat je al hebt
We vervangen je software niet, we laten hem samenwerken. Bestaat er geen standaardkoppeling? Dan bouwen we er één op de API.
- Koppelingen via API, webhooks of MCP
- Ook oudere systemen, mits ze een export of database hebben
- Nieuwe koppeling nodig? Onderdeel van de bouw, geen los project
Mail en samenwerken
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Teams
- Slack
Boekhouding en facturatie
- Exact Online
- Moneybird
- e-Boekhouden
- Twinfield
Sales en klanten
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- WhatsApp Business
Data en automatisering
- n8n
- Make
- Supabase
- Airtable
Opgezet als infrastructuur, niet als experiment
Hoe meer je een agent laat doen, hoe belangrijker het wordt dat hij niet meer mag dan nodig. Dat regelen we vanaf de eerste dag.
least privilege by default- Aparte omgeving per klant, gescheiden van andere trajecten
- Rechten per agent: alleen toegang tot wat die nodig heeft
- Onomkeerbare stappen altijd met akkoord van een mens
- Elke actie gelogd en herleidbaar
- Jouw data wordt niet gebruikt om modellen te trainen
- Verwerking binnen de EU waar dat kan, plus verwerkersovereenkomst
- Sleutels en wachtwoorden in een kluis, niet in de code
- Back-up en herstelplan als een koppeling uitvalt
Benieuwd wat dit bij jou zou zijn?
In een gesprek van een uur hebben we meestal scherp welk proces zich het beste leent om mee te beginnen — en welke je juist met rust moet laten.